Usmernenie výboru k spracovávaniu osobných údajov a vedeniu agendy spoločenstva

Výbor vzal na vedomie systém spracovania osobných údajov na základe rozhodnutia predsedu zo dňa 23.02. 2019 a v tejto súvislosti v súlade s ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov    schválil    usmernenie výboru k spracovávaniu osobných údajov a vedeniu agendy spoločenstva v nasledovnom znení:

1. Výbor a dozorná rada Urbárskeho pozemkové spoločenstva Voznica („UPS Voznica“) spracúva osobné údaje fyzických a právnických osôb a členov UPS Voznica v rozsahu uvedenom na LV č. 983 a 1229 (k. ú. Voznica) na účely:

• vedenia evidencie členov,
• vedenia evidencie nehnuteľností,
• vedenia evidencie výplat podielov na zisku,
• vedenia evidencie členov v kartách podielnikov,
• vedenia evidencie na účely zvolávania valného zhromaždenia členov,
• vedenia evidencie na účely hospodárenia so spoločnou nehnuteľnosťou,
• vedenia evidencií podľa osobitných právnych predpisov (vedenie účtovníctva, lesná hospodárska evidencia, evidencia zdrojov lesného reprodukčného materiálu a pod.).

to všetko na základe a v súlade s príslušnými ustanoveniami zákona č. 97/2013 Z. z. o pozemkových spoločenstvách v platnom znení a iných osobitných právnych predpisov (zákon o lesoch, zákon o dreve, zákon o ochrane prírody a krajiny, zákon o účtovníctve a daňový poriadok a iné).

2. Osobné údaje sú spracúvané len zákonným spôsobom a tak, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutej osoby. Prístup k spracovávaným informáciám majú len členovia výkonných a dozorných orgánov UPS Voznica a príslušné orgány štátnej správy a samosprávy.
3. Pri spracúvaní sa dbá na to, aby osobné údaje dotknutých osôb neboli spracúvané na iný než stanovený účel, aby k nim mali prístup iba naše k spracúvaniu poverené, poučené a oprávnené osoby.
4. Dbá sa dná na to, aby rozsah spracúvaných osobných údajov s ohľadom na splnenie účelu a doba ich uchovávania boli minimálne. Dodržujú sa pritom následne uvedené – zákonom stanovené zásady:

• Zásada obmedzenia účelu – osobné údaje môžno získavať len na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel a nesmieme ich ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom,
• Zásada minimalizácie osobných údajov – spracúvané osobné údaje musia byť primerané, relevantné a obmedzené na nevyhnutný rozsah daný účelom, na ktorý sú spracovávané,
• Zásada správnosti – spracúvané osobné údaje musia byť správne a podľa potreby aktualizované. Príjmajú sa primerané a účinné opatrenia na zabezpečenie toho, aby sa osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelov, na ktoré sa spracúvajú, boli bez zbytočného odkladu vymazané alebo opravené,
• Zákonnosť spracúvania – spracúvanie osobných údajov je zákonné, ak sa vykonáva na základe aspoň jedného z týchto právnych základov:

• dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov aspoň na jeden konkrétny účel,
• spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné naplnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby,
• spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná.

5. Základný rozsah spracovania osobných údajov iných (tretích) fyzických a právnických osôb a  členov UPS Voznica: meno a priezvisko, titul pred a za menom, adresa trvalého alebo prechodného pobytu, dátum narodenia, výška spoluvlastníckeho podielu na spoločných nehnuteľnostiach v správe UPS Voznica a dátum jeho nadobudnutia (vrátane právneho titulu), právny predchodca člena, číslo bankového účtu v tvare IBAN na účely výplaty podielov na zisku, telefónny kontakt a e-mail, prípadne iné osobné údaje, ktorých spracovanie je dohodnuté s dotknutou osobou v zmluvnom vzťahu alebo inej dohode, názov a sídlo fyzickej alebo právnickej osoby, identifikačné číslo (IČO), daňové identifikačné číslo (DIČ), číslo bankového účtu v tvare IBAN na podnikateľské účely a na účely hospodárenia so spoločnou nehnuteľnosťou, , telefónny kontakt a e-mail a iné údaje (čísla certifikátov, osvedčení a iných povolení resp. rozhodnutí orgánov štátnej správy obsahujúcich osobné údaje fyz. alebo práv. osôb).

6. Osobné údaje podľa odseku  5 sa spracovávajú:

• elektronicky v pracovnom prostredí MS Word a Excel (hospodárske záležitosti),
• elektronicky v pracovnom prostredí softvéru Profievidencia (evidencia členov a nehnuteľností, evidencia kariet podielnikov, evidencia výplat podielov na zisku),
• elektronicky v pracovnom prostredí softvéru OBERON Exalogic (účtovná evidencia),
• fyzicky (sumárne neelektronické výstupy z vyššie uvedených programov,  listiny doručené od orgánov štátnej správy, justície alebo samosprávy obsahujúce osobné údaje a pod.).

(7)  Predseda alebo ním poverený člen výboru spoločenstva alebo hospodár vedie agendu spoločenstva, ktorá sa člení na:

a) účtovná agenda,

b) súdna agenda,

c) agenda výborových schôdzí,

d) agenda valného zhromaždenia a

e) všeobecná agenda.

(8) Agendu podľa písm. a) – účtovná agenda je vedená prostredníctvom externej osoby zabezpečujúcej služby účtovníctva v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve na základe podkladov, ktoré tejto osobe poskytuje predseda alebo hospodár spoločenstva a iných vyhotovených alebo doručených listín.

(9) Agendu podľa písm. b) - súdna agenda vedie príslušne splnomocnený právny zástupca UPS Voznica na základe podkladov, ktoré tejto osobe poskytuje predseda alebo hospodár spoločenstva a iných vyhotovených alebo doručených listín.

(10) Agendu podľa písm. c) a e) vedie predseda alebo hospodár spoločenstva v sumárnych spisoch. Agenda podľa písm. d) - agenda valného zhromaždenia  sa vedie v osobitnom spise.

(11) Pri vedení agendy výboru podľa písm. c) sa vyhotovuje uznesenie výboru označené poradovým číslom a príslušným kalendárnym rokom. Uznesenia musia byť chronologicky číslované. Uznesenie môže pozostávať z viacerých bodov, ktoré navzájom nesúvisia.

(12) Pri vedení všeobecnej agendy sa všetky vyšlé písomnosti označujú značkou obsahujúcou skratku „UPS“ a dátum v tvare deň/mesiac/rok. Ak v ten istý deň existujú viaceré vyšlé písomnosti, k ich označeniu sa chronologicky priradí poradové číslo.

(13) Pri uzatváraní zmluvných vzťahov môže predseda, na zabezpečenie prehľadnosti, rozhodnúť o označení konkrétneho právneho úkonu (zmluvy) jej osobitnou značkou podľa uváženia. Zmluva o vykonaní samovýroby sa označuje značkou UPS-poradové číslo/príslušný rok-SAM (vzor: UPS01/2023-SAM).

(14) Na žiadosť člena spoločenstva o vydanie výpisu z evidencie členov tento výpis vyhotoví predseda na náklady UPS Voznica.

(15) Členovia spoločenstva, fond a správca majú právo nahliadať do dokladov týkajúcich sa hospodárenia spoločenstva a vyžiadať si ich kópie.

(16) V prípade, že člen spoločenstva žiada vyhotovenie kópií dokladov z agendy spoločenstva podľa bodu 7, písm. a) až e) predseda môže rozhodnúť, že mu tieto doklady budú vyhotovené prostredníctvom hospodára za poplatok podľa § 21 ods. 3 zákona č. 97/2013 Z. z. o pozemkových spoločenstvách v platnom znení.

(17) Schválením tohto usmernenia sa rušia všetky ostatné písomné alebo ústne nariadenia výboru a predsedu o vedení agendy spoločenstva a o spracovávaní osobných údajov.